Artykuł sponsorowany
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Optymalizacja procesów biznesowych stanowi jeden z najskuteczniejszych sposobów na zyskiwanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że nie jest to pojedyncza akcja, a raczej długotrwały projekt, który co rusz należy modyfikować, by efekty były jak najlepsze. W jaki sposób podejść do optymalizacji procesów biznesowych w organizacji? Przekonajmy się.
Optymalizacja procesów to znacznie większe wyzwanie niż tworzenie procesów od nowa. Pracownicy przyzwyczają się do konkretnych procedur wykonywanych w ramach swoich obowiązków, podobnie jak kadra zarządzająca, której niejako pasuje status quo obecnych procesów. Jednak to właśnie brak rozwoju w wielu branżach jest jednoznaczne z cofaniem się.
I to właśnie jest podstawowy argument za optymalizacją procesów biznesowych. Co więcej, procesy optymalizacyjne mogą dać nam wiele dobrego. Wystarczy wspomnieć o podstawowych korzyściach takich jak:
W jaki sposób zacząć optymalizować procesy biznesowe? Przed podjęciem jakichkolwiek działań, zespół odpowiedzialny za działania usprawniające musi przede wszystkim przeanalizować każdy, nawet najmniejszy element naszego procesu. W tym celu przyda się stworzenie mapy procesu.
Mapa procesu to graficzna prezentacja każdej czynności, która musi zostać wykonana przez pracownika czy oprogramowanie w celu finalizacji procesu. By zidentyfikować nawet najmniejszy element procesu, niezbędne jest przeprowadzenie wielu rozmów z pracownikami, a także osobami nadzorującymi proces. Co uzyskamy poprzez stworzenie pokaźnej mapy procesu? Przede wszystkim informacje o tym:
Tak stworzona mapa procesu, poprzedzona dokładnymi wywiadami z pracownikami pozwoli nam zidentyfikować wszystkie problemy, które pojawiają się cyklicznie, regularnie, bądź w drodze wyjątku. Tak stworzona mapa procesu, która powinna zostać dodatkowo opatrzona obiektywną oceną kadry zarządzającej, pozwoli na zidentyfikowanie wszystkich obszarów, które pod jakimkolwiek względem nie są zgodne z oczekiwaniami.
Proces na pewnym etapie jest realizowany za długo. W trakcie realizacji procesu występują przestoje, które paraliżują dalszy przebieg pracy. Realizacja procesu jest za droga w stosunku do efektów finalnych. To tylko przykłady, które pozwolą dotrzeć do źródła problemu.
Po co identyfikować problemy? By ustalić, które obszary mogą zostać poprawione. W tym celu warto posiłkować się wieloma modelami i wskaźnikami KPI, by uzyskać docelowe wartości produktywności, kosztów czy poziomu jakości, do jakiego chcielibyśmy dążyć.
To bardzo ważne, by porównać ze sobą obiektywny rezultat rzeczywisty procesu z tym, który chcemy uzyskać. Na bazie takiej syntetycznej analizy będziemy mogli zaplanować akcję, czy nawet całą strategię optymalizacyjną.
Ostatnim elementem jest stworzenie odpowiedniej strategii wdrożenia nowych standardów, metodyk lub narzędzi, których celem jest zoptymalizowanie procesu do takiego stanu, by spełniał on docelowe założenia pod kątem wskaźników KPI. Jakie narzędzia i metodyki wspomagają w realizacji takich celów?
Przede wszystkim technologia RPA od mindbox.pl, technologia uczenia maszynowego, oraz SI (AI vs IA – największe różnice między Artificial Intelligence a Intelligent Assistance). Równie dobrym pomysłem jest zastosowanie jednego z popularnych systemów zarządzania zasobami w firmie lub zarządzania innymi procesami.
Sposobów na zoptymalizowanie procesu jest wiele, należy jednak pamiętać, że nie każda droga jest warta tego, dlatego przed wdrożeniem konkretnych rozwiązań należy w bardzo szczegółowy sposób zweryfikować, czy właśnie ten sposób pozwoli nam na efektywną zmianę statusu quo w procesie, a co za tym idzie, uzyskanie niesamowitej przewagi nad konkurentami.
Zdjęcie główne: materiał od klienta
